Как правильно составить отчет, за 10 шагов

В наши дни, как на рабочем месте, так и за его пределами, Нередко в некоторых случаях мы должны подготовить отчет для учета любой ситуации или проблемы..

Будь то подать жалобу, сделать запрос или просто задокументировать конкретную ситуацию, это будет тип документа, который мы обычно пишем. Но некоторые люди могут находить сложным составить отчет. Вот почему в этой статье мы предлагаем вам серию шагов по написанию отчета на общем уровне..

Что такое отчет?

Отчет - это тип документа, написанный в прозе, который делается с целью, чтобы человек, который делает это, мог передать что-то, относящееся к ситуации или теме, другим людям. обычно они, как правило, направлены в высшие инстанции (например, в городской совет или в вышестоящие инстанции), хотя вы также можете найти отчеты, нацеленные на то, чтобы сообщить что-то профессионалу, отличному от нас, чтобы вы могли работать с теми же данными и сопоставлять или расширять их.

Существует большое разнообразие типов отчетов, которые могут иметь разные цели и различные структуры. Однако в этой статье рассматривается создание отчета с учетом общей структуры любого из них..

Шаги по подготовке отчета

При подготовке отчета мы должны учитывать, что в первую очередь мы должны подумать о том, как, когда и почему мы собираемся это сделать.. Впоследствии отчет будет составлен с учетом ситуации, которая должна быть отражена, и предыдущих соображений..

Ниже приведен ряд полезных шагов, чтобы правильно написать отчет.

1. Какую цель мы имеем?

Прежде чем начать писать, мы должны подумать о том, чего мы хотим достичь с помощью нашего отчета. Собираемся ли мы запрашивать решение проблемы или просто хранить данные, чтобы использовать их позже?? Хотим ли мы отразить научное исследование или подать жалобу?? Мы должны принять это во внимание, чтобы выбрать тип отчета, который наиболее актуален в зависимости от ситуации..

2. Имейте в виду тип текста, который вы собираетесь использовать

Не все отчеты одинаковы, каждый имеет свои отличительные характеристики. Например, пояснительный отчет будет отражать данные без какой-либо интерпретации, поскольку нет возможности сделать выводы, в то время как демонстрационный тип потребует, чтобы субъект разработал гипотезы и проверил их, чтобы получить ряд результатов и выводов.

3. Созерцайте цель

Имеет значение не только что или как, но и мы должны подумать о том, какая публика ставит целью наш отчет. Это позволит нам адаптировать уровень языка как к нашим потребностям, так и к потребностям указанной общественности..

4. Подбор и анализ информации

Основываясь на предыдущем шаге, важно собрать информацию, которую мы хотим предоставить, и структурировать ее соответствующим образом, чтобы наша речь имела общую нить. Тип данных для отражения и кто или как информация была извлечена также должны быть приняты во внимание.

5. Мы можем использовать графические элементы

Хотя это зависит от типа отчета, можно использовать визуальные элементы, которые облегчают понимание данных. Мы имеем в виду, например, использование гистограмм для анализа частот или для анализа затрат и прибыли.

6. Название

Хотя может показаться глупым упоминать об этом, правильно озаглавить отчет в понятной форме по отношению к теме, которая влечет за собой его реализацию и легко понятна это то, что значительно облегчает его понимание читателями.

7. Напишите введение

В этом первом разделе рассматриваемого отчета мы сделаем краткое изложение темы, которая будет рассмотрена в отчете.. В нем должна быть указана цель реализации этого доклада и проблема, которая порождает необходимость его существования, и контекст, в котором он имеет место..

8. Раскройте идеи и объясните, что исследуется в разработке

В основной части отчета мы организуем и расширяем информацию о случившемся или расследованном., оставляя ясными методы и действия, которые показывают, как ситуация была произведена или выполнена и как получить данные. Если это отчет, который отражает расследование, будут включены такие аспекты, как теоретические модели и исследование ситуации..

9. Сделай вывод

В последней части отчета окончательный результат того, что было изучено и отражено в отчете или требование или запрос должны быть отражены что сделано для того, чтобы разрешить ситуацию. Это должно быть ясно и понятно.

10. Язык, который будет использоваться

Важно, чтобы во всем написанном язык был ясным и лаконичным. Это должно быть написано формально и объективно, от третьего лица и пассивным голосом. Факты должны быть отделены от сделанных выводов (если таковые имеются) и им приходится иметь дело непосредственно с данными, с которыми они имеют дело, когда их лечат.